Foreningen får sin egen e-postadresse
Foreningen får sin egen e-postadresse. Alt som sendes dit havner i en felles innboks hele styret ser, og svarene går ut fra foreningen i stedet for fra en privat konto.
Adressen følger foreningen
Ikke lederens private e-post. Når styret byttes ut, blir korrespondansen liggende der den er.
Merkelapp og status
Sett merkelapp på hva saken gjelder, og status på hvor langt den er kommet. Da ser alle hva som er tatt tak i.
Utsending til beboerne
Skriv én melding og send den ut med overskrifter, lister og lenker. Svarene kommer tilbake i innboksen.
Fra spørsmål til svar
Innboksen er delt i Innboks, Arkiv og Sendt. De fleste sakene går gjennom de tre stegene under.
Meldingen kommer inn
En beboer skriver til foreningens adresse. Meldingen dukker opp som ny, og telles på dashbordet til noen har åpnet den.
Sett merkelapp og status
Merk hva saken gjelder, og sett den til under behandling mens den jobbes med. Resten av styret slipper å lure på om noen har tatt den.
Svar og arkiver
Svaret sendes fra foreningens adresse. Når saken er ferdig, legges den i arkivet i stedet for å slettes.
Innboksen på PC, med merkelapp og status på hver tråd.
Statusene
Ny
Ingen har åpnet meldingen ennå.
Lest
Sett av noen i styret, men ikke påbegynt.
Under behandling
Noen har tatt tak i saken.
Løst
Ferdig behandlet og besvart.
Arkivert
Ute av innboksen, men fortsatt søkbar.
Merkelapper settes fritt, så foreningen kan bruke sine egne: vedlikehold, dugnad, kommunen, eller hva som passer.
Detaljene styret pleier å lure på
- Adressen
- Foreningen velger en kortform som blir e-postadressen. Den vises i innstillingene, og kan settes på nettsiden eller oppslagstavlen.
- Innkommende e-post
- Meldinger fra ukjente avsendere vaskes for skadelig innhold før de vises, slik at en lenke i en e-post ikke kan gjøre noe med Velstyrt.
- Utsending
- Utgående meldinger sendes med foreningens navn som avsender, i samme innpakning som resten av e-posten fra Velstyrt.
- Sendt-arkivet
- Mottakernavnet lagres på meldingen, så historikken står seg selv om husstanden senere endres eller slettes.
- Hvem ser hva
- Hele styret ser hele innboksen. Det finnes ingen private mapper.
- Vedlegg
- Vedlegg fra innkommende e-post følger med meldingen.
Dette gjør Velstyrt ikke
Ikke en e-postklient
Ingen mapper, regler eller filtre. Innboksen er en saksliste for styret, ikke en erstatning for Gmail.
Ingen SMS
Utsending går på e-post.
Ingen automatiske svar
Ingen fraværsmelding eller autosvar på innkommende post.
Ingen varsling
Nye meldinger telles på dashbordet. Det sendes ikke et varsel videre til styrets private e-post.
Nytt i felles innboks
Prøv det i din forening
29 kr/mnd inkl. mva, eller 290 kr/år. Medlemsregisteret er gratis for foreninger med inntil 50 husstander.
Skjermbildene er tatt i et testmiljø med oppdiktede avsendere og meldinger. Ingen faktisk korrespondanse vises.