Utlegg med kvittering og utbetalingsspor
Har noen lagt ut for maling, grus eller boller til dugnaden? Ta et bilde av kvitteringen, så fyller Velstyrt ut skjemaet. Resten av styret ser den samme listen, og kan godkjenne og merke som betalt.
Kvitteringen fyller ut skjemaet
Velg bilde eller PDF, så leses beløp, dato, beskrivelse, mottaker og kontonummer ut av kvitteringen. Du retter det som er feil.
Hele styret, én liste
Ingen egen kassererløsning. Alle i styret ser de samme utleggene, og alle kan godkjenne og merke som betalt.
Fire tydelige statuser
Utkast, til godkjenning, godkjent, betalt. Da er det aldri tvil om hva som er utbetalt og hva som venter.
Legg inn et utlegg fra mobilen
Du står i butikken eller sitter i bilen: åpne Utlegg, trykk «Nytt utlegg», og ta bildet av kvitteringen med én gang. Da slipper noen å lete den fram igjen om tre uker.
Start med kvitteringen
Trykk «Fyll ut fra kvittering» og velg bildet eller PDF-en. Alt kan også fylles ut for hånd.
Se over det som ble fylt ut
Dato, beløp, kategori, beskrivelse, mottaker og kontonummer kommer ferdig utfylt. Rett det som ikke stemmer, for eksempel mottaker: det er den som la ut som skal ha pengene.
Send til godkjenning
«Send til godkjenning» flytter utlegget dit resten av styret ser det. Er det ikke ferdig, blir det liggende som utkast.
Hele året på én liste, med mottaker, beløp og status per utlegg.
Veien fra kvittering til penger
Utkast
Bare påbegynt. Kan endres og slettes fritt.
Til godkjenning
Sendt inn. Ligger synlig for hele styret.
Godkjent
Styret har sagt ja. Klar til utbetaling.
Betalt
Pengene er sendt. Betalingsdato lagres.
Går noe feil vei, tar «Tilbake til utkast» utlegget hele veien tilbake. Er utlegget både godkjent og betalt i samme runde, gjør «Godkjenn og merk som betalt» begge delene på én gang.
Detaljene styret pleier å lure på
- Kvitteringer
- Bilde eller PDF, maks 10 MB per fil og inntil 10 filer per utlegg. Bilder fra iPhone (HEIC) konverteres automatisk.
- Avlesningen
- Kvitteringen leses av Google Gemini på serveren, ikke i nettleseren. Det er et forslag, ikke en fasit: beløp og dato bør sjekkes før utlegget sendes inn.
- Kontonummer
- Må være et gyldig norsk kontonummer på 11 siffer. Skrivefeil stoppes med en gang, i stedet for å bli oppdaget når betalingen feiler.
- Godkjenning
- Alle i styret kan godkjenne. Det finnes ingen egen kassererrolle, så regelen om at man ikke godkjenner sitt eget utlegg er en avtale i styret, ikke en sperre i systemet.
- Endringslogg
- Hvert utlegg har sin egen logg: opprettet, kvittering lagt til, status endret, med tidspunkt. Grunnlaget for regnskapet er dermed sporbart.
- Tidligere år
- Utlegg som er betalt i et tidligere kalenderår kan ikke endres eller slettes. Et årsregnskap som er lagt fram, skal ikke kunne endre seg i etterkant.
- Husstand
- Et utlegg kan knyttes til en husstand i medlemsregisteret. Det endrer ikke om husstanden har betalt årsavgift; det er fortsatt to forskjellige ting.
Dette gjør Velstyrt ikke
Fullt regnskap
Ingen kontoplan, ingen årsrapport, ingen budsjett. Dette er en utleggsliste, ikke et regnskapssystem.
Inntekter og kontingent
Årsavgiften følges opp i medlemsregisteret.
Bankimport og avstemming
Betalingen gjøres i nettbanken som før, og utlegget merkes som betalt her.
Varsler
Ingen e-post når noe venter på godkjenning. Listen er stedet å sjekke.
Nytt i utlegg
Prøv det i din forening
29 kr/mnd inkl. mva, eller 290 kr/år. Medlemsregisteret er gratis for foreninger med inntil 50 husstander.
Skjermbildene er tatt i et testmiljø med oppdiktede navn, adresser og kontonumre. Ingen faktiske medlems- eller betalingsopplysninger vises.